Фільтрування даних

Фільтрування відомостей на аркуші дає змогу швидко знаходити потрібні значення. Фільтрувати можна один або кілька стовпців даних. За допомогою фільтрування можна керувати не лише відображенням потрібних даних, але і їх виключенням. Фільтрування можна виконувати на основі вибраних зі списку даних. Також можна створювати спеціальні фільтри, які дають змогу зосередитися лише на потрібній інформації.

Використовуючи фільтрування за допомогою поля Пошук в інтерфейсі фільтра, можна шукати текст або числа.

Під час фільтрування даних приховуються цілі рядки, якщо значення в одному або кількох стовпцях не відповідають умовам фільтрування. Ви можете фільтрувати числові або текстові значення, фільтрувати за кольором клітинок, до тла або тексту яких застосовано форматування кольором.

1. Виберіть дані, які слід відфільтрувати     На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виберіть пункт Фільтр. Клацніть стрілку  у заголовку стовпця, щоб відобразити список вибору фільтра. Примітка    Залежно від типу даних у стовпці програма Microsoft Excel відображатиме у списку числові фільтри або текстові фільтри.

2. Фільтрування за допомогою вибору значень або пошуку     Вибір значень у списку та пошук – це найшвидші способи фільтрування даних. Коли ви клацаєте стрілку у стовпці, у якому ввімкнуто фільтр, усі значення з’являються у списку.  Для пошуку тексту або чисел використовуйте поле Пошук  Установіть і зніміть прапорці, щоб відобразити значення, знайдені у стовпці даних  Використовуйте додаткові умови для пошуку значень, які відповідають певним умовам Щоб вибрати значення, зніміть прапорець у списку поруч із параметром (Вибрати все). Таким чином буде знято всі прапорці. Далі виберіть лише потрібні значення та натисніть кнопку OK, щоб відобразити результати. Щоб знайти текст у стовпці, введіть текст або числа в полі Пошук. За бажанням ви можете скористатися символами узагальнення, наприклад зірочкою (*) або знаком запитання (?). Натисніть клавішу ENTER, щоб відобразити результати.

3. Фільтрування даних із зазначенням умов     Вказуючи умови, ви можете створювати настроювані фільтри, які звужують діапазон даних  відповідно до ваших потреб. Для цього потрібно створити фільтр. Якщо ви раніше здійснювали запит даних у базі даних, це вам знайоме. Укажіть у списку пункт Фільтри чисел або Текстові фільтри. З’явиться меню, яке дасть змогу фільтрувати за різними умовами. Виберіть умову, а потім виберіть або введіть критерії. Натисніть кнопку І, щоб поєднати критерії (фільтрувати за двома або більше критеріями), або кнопку Або, щоб використовувати лише одну з кількох умов. Щоб застосувати фільтр і отримати потрібні результати, натисніть кнопку OK.

Сортування даних

Сортування даних на аркуші дає змогу відображати інформацію необхідним способом і швидко знаходити потрібні значення. У діапазоні або таблиці даних можна відсортувати однин або кілька стовпців, наприклад відсортувати працівників спочатку за відділами, а потім за прізвищами.


1. Вибір даних для сортування    

Виділіть діапазон даних, наприклад A1:L5 (кілька рядків і стовпців) або C1:C80 (один стовпець). Діапазон може містити заголовки, створені для визначення стовпців або рядків.

2. Швидке сортування    

1. Виберіть одну клітинку у стовпці, у якому потрібно виконати сортування.
2. Натисніть кнопку , щоб виконати сортування за зростанням (від A до Я або від менших чисел до більших).

3. Натисніть кнопку , щоб виконати сортування за спаданням (від Я до A або від більших чисел до менших).

3. Сортування за умовами    

Стовпці, у яких потрібно відсортувати дані, можна вибирати за допомогою команди Сортувати на вкладці Дані у групі Сортування й фільтр.

1. Виділіть одну клітинку будь-де в діапазоні, у якому потрібно виконати сортування.
2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виберіть командуСортувати.

Відобразиться діалогове вікно Сортування.

3. У списку Сортувати за виберіть перший стовпець, у якому потрібно виконати сортування.
4. У списку Сортування за виберіть одне із таких значень:значення, колір клітинки, колір шрифту або піктограма клітинки.
5. У списку Порядок виберіть порядок, який потрібно застосувати до операції сортування – за зростанням або спаданням букв чи чисел (від A до Я та від Я до A для тексту або від менших до більших чи від більших до менших чисел).

Діаграми в Excel

Діаграми служать для відображення рядів числових даних у графічному форматі, зручному для осягнення великих обсягів даних і співвідношень між різними рядами даних.
Excel підтримує численні типи діаграм, які допомагають відображати дані у зрозумілій для аудиторії формі. Створюючи нову діаграму або змінюючи наявну, можна вибирати з широкого діапазону типів діаграм (наприклад, гістограма або кругова діаграма) та їх підтипів (наприклад, гістограма з накопиченням або об'ємна кругова діаграма). Також можна створити комбіновану діаграму, використовуючи у своїй діаграмі кілька типів діаграм.

ЕЛЕМЕНТИ діаграми

 Область діаграми.

 Область побудови.

 Точки даних рядів даних, нанесених на діаграму.

 Горизонтальна вісь (вісь категорій) і вертикальна вісь (вісь значень), уздовж яких відкладаються дані на діаграмі.

 Легенда діаграми.

 Назви діаграми та осей, які можна використати на діаграмі.

 Підпис даних для позначення окремої точки в ряді даних.

СТВОРЕННЯ діаграми

1. Упорядкуйте на аркуші дані, з яких потрібно побудувати діаграму.
2. Виділіть клітинки з даними, які потрібно використати в діаграмі.
   На вкладці Вставлення у групі Діаграми виконайте одну з таких дій:
   • Виберіть тип діаграми, а потім виберіть підтип, який потрібно використати. 
   • Щоб переглянути всі доступні типи діаграм, виберіть тип діаграми та виберіть пункт Усі типи діаграм, щоб з’явилося діалогове вікно Вставлення діаграми. 
   • За допомогою стрілок можна переглянути всі доступні типи та підтипи діаграм. Клацніть потрібний варіант діаграми.
     
     
3. Створеній діаграмі автоматично призначається ім'я, наприклад Діаграма1, якщо це перша діаграма на аркуші. Щоб змінити ім'я діаграми, виконайте такі дії.
1. Клацніть діаграму.
2. На вкладці Макет у групі Властивості клацніть напис Ім'я діаграми.
4. Клацнути на кнопці Готово або натиснути Enter. Створена діаграма з'явиться на місці робочої таблиці в тій області, яка була відміченаспочатку.

Основні елементи інтерфейсу програми Excel

•   Рядок заголовку. Це перший рядок вікна Excel. Він містить назву програми, назву файлу, з яким ви працюєте, та кнопки керування розмірами вікна.

•    Рядок меню. Другий рядок вікна, у якому заходиться набір меню, що розгортаються, де можна вибрати всі необхідні для роботи з електронними таблицями команди..

•   Рядок формул. У цьому рядку висвітлюється дане чи формула, які ви вводите у клітинки таблиці, а також адреси клітинок. Сюди ж можна ввести дане, яке треба помістити у клітинку

•   Поле надання імені об’єкту. Це поле призначене для надання імен клітинкам, діапазонам клітинок, малюнкам і діаграмам.

•   Область завдань. Ця область вміщує декілька панелей, що дозволяють спростити доступ до засобів, які служать для розв’язання деяких загальних задач. В разі необхідності цю область можна сховати.

•   Заголовки стовпців. Літери від A до IV, що використову_ються як імена для 256 стовпців кожного робочого аркушу(A, B, C, ... Z; AA, AB, AC, ... AZ;BA, BB, BC, ... AZ тощо).Якщо клацнути на заголовку стовпця, будуть виділені усі його клітинки.

•  Ярлики аркушів. Нова робоча книга за замовчуванням складається з трьох робочих аркушів, що називаються Лист1, Лист2, Лист3. Ви можете надати аркушам інші назви, а також збільшити чи зменшити їхню кількість.

•     Рядок стану. В цій області виводяться різні повідомлення,а також відображується стан тих чи інших параметрів програми Excel і клавіш <Num Lock>, <Caps Lock>, <Scroll Lock>.

Коротко про програму Microsoft Excel

Microsoft Office Excel — програма для роботи з електронними таблицями, створений корпорацією Microsoft для Microsoft Windows,Windows NT і Mac OS. Застосунок входить до складу офісного пакету Microsoft Office.

Microsoft Excel 2007

Типові області застосування Excel:

• завдяки тому, що лист Excel являє собою готову таблицю, Excel часто використовують для створення документів без усіляких розрахунків, що просто мають табличне представлення (наприклад, прайс-листи в магазинах, розклади);
• у Excel легко можна створювати різні види графіків і діаграм, які беруть дані для побудови з комірок таблиць (графік зниження ваги тіла за вказаний період від початку занять спортом);
• його можуть використовувати звичайні користувачі для елементарних розрахунків (скільки витратив за цей місяць, що/кому/коли дав/взяв);
• Excel містить багато математичних і статистичних функцій, завдяки чому його можуть використовувати школярі і студенти для розрахунків курсових, лабораторних робіт;
• Excel інтенсивно використовується в бухгалтерії — у багатьох фірмах це основний інструмент для оформлення документів, розрахунків і створення діаграм. Природно, він має в собі відповідні функції;
• Excel може навіть працювати як база даних. Хоча, звичайно, до повноцінної бази даних йому далеко.